POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE PORTANT SUR LES DONNEES PERSONNELLES RELATIVES AU CANDIDAT

(v. 12/10/2023)

Présentation FI GROUP / mentions légales

F Iniciativas (FI Group)
Société par Actions Simplifiées
Espace Bellini, 14 Terrasse Bellini 92800 PUTEAUX
Inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 499 154 557
Au capital social de 210 200€

TVA : FR90 499 154 557
Tél : +33 (0)1 80 18 88 00
Fax : +33 (0)1 80 18 88 01
Email : contact@fi-group.com

INTRODUCTION

F. INICIATIVAS, société spécialisée dans le financement de l’innovation, a à cœur de respecter les obligations permettant la protection du droit des personnes.

Depuis l'entrée en application le 25 mai 2018 du Règlement Général UE 2016/679 sur la protection des données personnelles, les entités traitant ces données doivent être en conformité avec ce texte.

Au titre de ce Règlement et dans le cadre de la gestion des recrutements, F. INICIATIVAS revêtira la qualité de responsable de traitement des données personnelles. Les Candidats revêtent, quant à eux, la qualité de Personnes concernées.

FI Group, dans le cadre de la gestion des recrutements, a choisi de recourir au service d’un prestataire Teamtailor afin de disposer d’un outil de gestion et de suivi des recrutements et des candidatures (l’Outil). Le service de Teamtailor permet de traiter et suivre de manière simplifiée les recrutements.

Dans cet esprit, la présente politique, a pour objectif d’informer les Candidats de l’ensemble des pratiques suivies dans l’utilisation des données à caractère personnel confiées et traitées sur l’Outil afin de leur offrir la protection la plus adaptée.

ARTICLE 1 – DEFINITIONS

1. Donnée(s) personnelles(s) ou Donnée(s) : telles que définies par l’article 4 du RGPD ; dans ce cadre toute information se rapportant à une personne physique identifiée (directement avec nom et prénom par exemple) ou identifiable (indirectement avec numéro de téléphone, adresse postale ou courriel par exemple).
   
2. Jours ouvrés : jour(s) du lundi au vendredi compris, à l’exclusion des jours fériés légaux.
   
3. Politique : la présente politique indiquant les moyens mis en œuvre par F. INICIATIVAS afin de protéger les Données personnelles.
   
4. Responsable de traitement : désigne F. INICIATIVAS.
   
5. RGPD : le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 qui est entré en application le 25 mai 2018 tel que transposé dans la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles.
   
6. Sous-traitant : désigne le prestataire qui traite les données personnelles pour le compte de F. INICIATIVAS.
   
7. Sous-traitant ultérieur : Un tiers désigné par le Sous-traitant pour l’assister dans le cadre des missions qui lui sont confiées par le Sous-traitant.
   
8. Traitement : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur une Donnée personnelle, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
   
9. Faille de sécurité : faiblesse dans le système de protection des données personnelles permettant à une personne de porter atteinte à l'intégrité de ce système de protection, c'est-à-dire à son fonctionnement, à la confidentialité ou à l'intégrité des données protégées. Une faille de sécurité n’aboutit pas automatiquement à une Violation des Données personnelles.
   
10. Violation des Données Personnelles : accès non autorisé à des Données personnelles ou atteinte à leur sécurité qui entraîne de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées de quelque façon que ce soit.

ARTICLE 2 – OBJET DE LA POLITIQUE

La Politique a pour objet de définir les conditions dans lesquelles F. INICIATIVAS traite les Données personnelles des Candidats, collectées directement auprès d’eux ou par l’intermédiaire d’un tiers.

ARTICLE 3 – COLLECTE, TRANSMISSION ET UTILISATION DES DONNÉES

Le Responsable de traitement doit avertir les personnes concernées par les opérations de Traitement au moment de la collecte des données.

• Quand F. INICIATIVAS collecte-t-elle des Données ?

• Collecte des Données directement auprès des Candidats

Des données personnelles sont collectées auprès des Candidats lorsque ces derniers :

• Adressent une candidature en renseignant nom, prénom, CV et le cas échéant lettre de motivation ou tout autre document ; et/ou
• Adressent une candidature en renseignant leurs données personnelles via une source tierce, comme LinkedIn ; et/ou
• Créent un espace candidat ; et/ou
• utilisent le Service et l’espace candidat pour se connecter avec les personnes en charge du recrutement, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement ou via une source tierce, comme LinkedIn, en s’abonnant à des newsletter portant sur des offres d’emploi ; et/ou

et fournit des données identifiables dans le chat (sur le site Web exploitant le Service) et pertinentes dans le cadre d’un processus de candidature ;

Collecte des Données par l’intermédiaire de tiers tels que « LinkedIn » ou des cabinets de recrutement

Dans l’hypothèse où le Candidat choisit de postuler au moyen d’une identification via Facebook ou Linkedin, il déclare être informé que les données sont collectées auprès de tiers, comme LinkedIn ou des cabinets de recrutement qui les transmettent à F. INICIATIVAS. Le Candidat est invité à consulter les politiques de confidentialité desdits tiers.

• Collecte des Donnnées via « Sourcing » ou « recommandation »

Le Candidat est informé que F. INICIATIVAS, en sus de la réception des candidatures, peut légitimement le contacter par différents moyens :

• par l’intermédiaire de sources tierces telles que Linkedin ou de sources publiques ou sites Internet partenaires, cette activité étant appelée le "Sourcing" ;
• par l’intermédiaire de recommandations de la part d’employés de F. INICIATIVAS. Dans cette hypothèse, les employés de F. INICIATIVAS transmettront les données personnelles du Candidat, qui seront déposées dans l’Outil. Dans les cas où cela est fait, le candidat potentiel sera considéré comme un Candidat au sens de la présente Politique de confidentialité et sera informé du traitement de ses données.

• Finalité

F. INICIATIVAS collecte et traite les Données personnelles qui lui sont confiées par les Candidats ou le cas échéant par un tiers lors du processus de recrutement afin collecter et étudier les candidatures.

Les Données seront collectées dans l’Outil, dont l’utilisation permet de faciliter la gestion et le suivi des candidatures, de maitriser et gérer les relations et interactions avec les candidats et le personnel en charge du recrutement, permettre au Candidat de s’inscrire à des newsletter et également de réaliser des statistiques anonymes.

• Fondement – licéité

Le Candidat, en postulant à une offre d’emploi, en créant un espace candidats, et/ou en utilisant l’espace candidats, consent de manière expresse et non équivoque à la collecte des Données renseignées lors de la candidature ou lors de l’utilisation de l’espace candidat.

Le Candidat reconnait que F. INICIATIVAS dispose d’un intérêt légitime à collecter et traiter les Données sur l’Outil dès lors qu’elles sont accessibles publiquement sur les sites Internet, mobile ou application ou transmises par un tiers dans le cadre d’une recommandation.

• Catégories et détail des Données collectées et traitées

Conformément au principe de finalité, F. INICIATIVAS s’engage à demander au Candidat uniquement les données nécessaires dans le cadre du processus de recrutement. En outre, conformément au principe de minimisation, F. INICIATIVAS s’engage à solliciter auprès du Candidat le minimum d'informations nécessaires et à les utiliser uniquement dans le cadre du processus de recrutement.

Le détail est indiqué ci-dessous :

Types de données à caractère personnel traités dans le cadre de l’exécution de l’Engagement Contractuel

Détail des données dont F. INICIATIVAS a besoin – il appartient au Candidat de fournir uniquement les informations nécessaires

Coordonnées personnelles

• Nom, prénom

• Adresse mail

• Numéro de téléphone

• Photos (si adressée sur le CV)

Données relatives au parcours professionnel

• CV

• Diplômes

• Fonction, société(s) employeur(s)

• Attestations éventuelles

• Autres données collectées via les sociétés tierces telles que Linkedin

Données de connexion sur l’espace candidat

• Adresse IP

• Logs

• Exploitation des cookies (Teamtailor)

• Historique informatique sur l’espace candidat

Données relatives aux entretiens entre F. INICIATIVAS et le Candidat

• Résumé des entretiens portant sur le parcours professionnel du Candidat

• Conclusion de l’entretien (Candidat retenu ou non retenu)

• Ø Destinataires des Données

Sont destinataires des Données collectées :

• Le personnel de F.INICIATIVAS en charge du recrutement ;
• Entités appartenant au groupe FI Group, qui pourraient être en charge du recrutement dont la liste est accessible ici ;
• Le Sous-traitant Teamtailor développeur et en charge du bon fonctionnement de l’Outil ;
  • La liste des Sous-traitants ultérieurs est disponible ici List of sub-processors for customers using our EU Region | Teamtailor Support.
• Le Sous-traitant MICROSOFT dans le cadre de l’utilisation des outils de communication tels que Teams ;

• Nature des Traitements réalisés sur les Données personnelles

Adaptation

 Analyse

Collecte

Communication

Consultation

Conservation

Destruction

Enregistrement

Extraction

Organisation

Récupération

Structuration

• Transfert des Données hors Union Européenne

Par principe les Données sont hébergées dans l’Union Européenne.

Dans l’hypothèse où elles étaient transférées en dehors de l’Union Européenne, le transfert est encadré par les clauses types approuvées par la Commission européenne ou à défaut vers un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation de la Commission européenne.

ARTICLE 4 – SOUS-TRAITANCE

Le Candidat est informé que F. INICIATIVAS a recours à des Sous-traitants qui sont listés dans les dispositions précédentes au paragraphe « destinataires ».

F.INICIATIVAS s’assure que ses Sous-traitants présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le Traitement, dans le cadre du processus de recrutement, réponde aux obligations en matière de protection des données.

ARTICLE 5 – CONTACT et EXERCICE DES DROITS DES CANDIDATS

Dans l’hypothèse où le Candidat souhaite des précisions ou des informations supplémentaires, il peut contacter F.INICIATICAS aux coordonnées suivantes : dpo@fi-group.com.

Le Candidat est informé qu’il dispose de droits :

• Communication d’une copie des Données traitées ;
• Droit de rectification si les Données sont inexactes ;
• Droit à l’effacement ;
• Droit d’opposition au traitement dès lors que F.INICIATIVAS a collecté les Données par intérêt légitime ;
• Droit de révoquer son consentement ;
• Droit à la portabilité.

qu’il peut exercer auprès de F. INICIATIVAS, en :

• complétant le formulaire disponible sur le site Internet de F. INICIATIVAS: Démarche données personnelles - FI Group France (fi-group.com)
• complétant le formulaire disponible sur le site Carrière : Données et confidentialité - FI Group France (teamtailor.com)

Dans l’hypothèse où le Candidat exerce un droit d’effacement, d’opposition ou de révocation de son consentement, il est informé qu’il ne pourra plus postuler aux offres accessibles sur l’Outil.

Enfin, le Candidat est informé qu’il dispose du droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente s’il considère que le traitement desdites données personnelles enfreint la loi et la réglementation applicable en matière de données personnelles.

ARTICLE 6 - DUREE

Dans l’hypothèse où les Données sont confiées personnellement par le Candidat à F.INICIATICAS, le Candidat est informé que les Données sont conservées pendant une durée initiale de vingt quatre (24) mois à compter du dernier contact.

A l’issue des vingt quatre (24) mois, F. INICIATIVAS adressera un courrier électronique aux termes duquel il informera que les Données seront automatiquement supprimées, à moins d’autoriser F. INICIATIVAS à conserver les Données, pendant une nouvelle période de vingt quatre (24) mois.

Dans l’hypothèse où les Données du Candidat sont confiées par un tiers ou « sourcées » par F.INICIATIVAS auprès d’un tiers, le Candidat est informé que les Données sont conservées pendant une durée de trente (30) jours à compter du dernier contact. A l’issue des trente (30) jours, les Données seront automatiquement supprimées.

ARTICLE 7 - MESURES DE SÉCURITÉ A LA CHARGE DE F. INICIATIVAS

F. INICIATIVAS veille à assurer une sécurisation adaptée au Traitement.

F. INICIATIVAS s'engage à respecter et à faire respecter par son personnel la confidentialité des Données personnelles.

En outre, F. INICIATIVAS s'engage à former son personnel sur le thème des Données personnelles afin de les sensibiliser au mieux sur ce sujet.

ARTICLE 8 - Données agrégées (données personnelles non identifiables)

Les données agrégées sont des Données compilées à partir d’informations collectées par le biais de l’Outil et peuvent, par exemple, consister par exemple en des statistiques de trafic Internet ou de provenance des candidatures dans le cadre de l’utilisation de l’Outil. Les données agrégées ne contiennent aucune information pouvant être utilisée pour identifier des personnes individuelles et ne sont donc pas des données à caractère personnel.

ARTICLE 9 – VIOLATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Dans l’hypothèse d’une violation avérée en matière de sécurité des données personnelles, F. INICIATIVAS avertira le Candidat conformément à la législation applicable.

ARTICLE 11 – COOKIES

Le candidat est informé que l’espace candidat et la page Carrière - Accompagnez l'innovation avec nous - FI Group France (teamtailor.com) sont hébergés par le prestataire Teamtailor et coédités par F. INICIATIVAS et Teamtailor. Dans ce cadre, Teamtailor dépose des cookies sur les terminaux des candidats dans le but d’améliorer l’utilisation de l’Outil et établir des statistiques. Les candidats ont la possibilité de les gérer par l’intermédiaire de la pop up “informations cookies” qui s’ouvre à la première conexión. Ils peuvent consulter la politique cookies rédigée par Teamtailor accessible Politique relative aux cookies - FI Group France (teamtailor.com).

ARTICLE 12 - Duree

La Politique a vocation à s’appliquer pour la durée de conservation des Données.

Sur demande du Candidat, F. INICIATIVAS s’engage dans un délai d’un (1) mois à détruire les Données personnelles sous réserve des obligations légales qui lui incombe. Une fois le délai légal expiré, les Données personnelles seront détruites.

Cette destruction deviendra irrévocable à l’expiration de la dernière sauvegarde informatique.